УПРАВЛЕНИЕ СТАРТАПАМИ

Управление стартапами

Стартапы всегда уникальны, в этом их ценность для развития бизнеса. С точки зрения управления стартап является проектом. Современная редакция PMBoK (Project Management Body of Knowledge) содержит следующий список основных процессов управления проектом

Управление целями и содержанием проекта

Управление календарным планом работ проекта

Управление затратами и финансированием проекта

Управление качеством

Управление организационной структурой

Управление коммуникациями

Управление рисками

Управление закупками

Но только часть  этих процессов, а именно — Календарное планирование и Планирование затрат поддерживаются современными системами управления проектами. Однако современный подход определяет, что  эти задачи уже не являются основными в управлении проектом. Ключевыми задачами являются сейчас  управление коммуникациями и отклонениями (рисками, вопросами, изменениями).

Для управления стартапами на современом уровне необходима единая информационная среда, объединяющая людей, процессы и данные.  Такая среда должна уже на первых стадиях жизненного цикла стартапа оперативно организовать работу команды по единым стандартам, а именно:

управление коммуникациями

управление  задачами

обмен документами, планами, бюджетами  и их хранение

управление рисками,  эскалирование  проблем

регулярное управление работой команды

оценка вклада  сотрудников с  определением  индивидуальных  и общих результатов

формирование информации для заинтересованных лиц (менеджмента, инвесторов) о состоянии портфеля стартапов

Предлагаемое решение для управления стартапами

Наше предложение состоит в создании такой среды для стартапов на основе  системы  управления бизнес-процессами — Business Process Management System (класс BPMS — систем) ELMA-BPM, которое мы успешно применяем  для компаний, занимающихся проектной деятельностью.  Решение обеспечивает быструю и легкую настройку, позволяющую оперативно начать  работать в единой информационной среде.

Работа таких систем основана на следующей идее:

  1. Выполняется моделирование процессов деятельности компании  с помощью создания графических моделей процессов.

  2. Затем эти модели настраиваются и практически без  программирования становятся исполняемыми.

  3. Это означает, что  система позволяет  контролировать исполнение бизнес-процессов в реальной работе в соответствии с разработанными моделями,  при необходимости можно оперативно вносить изненения. (Принцип — как это работает  — будет далее продемонстрирован на примере).

Какие преимущества предлагаемого решения?

  1. Создается единая среда  для эффективного управления стартапами

  2. Обеспечивается повышение эффективности за счет интеграции систем, применяемых в компании, выстраивания единых сквозных процессов

  3. Гибко внесятся изменения в логику работы за счет динамической перенастройки процессов

Примеры применения

Далее  мы рассматриваем  процессы (кейсы), которые (на наш взгляд), существуют в деятельности компаний бизнес-инкубаторов, и для которых может быть существенно повышена эффективность  за счет улучшения взаимодействия сотрудников,  сокращения времени выполнения процессов, формирования аналитической информации для оперативного управления и контроля портфелем стартапов.

Данные кейсы являются нашими гипотезами, реальные бизнес-процессы (кейсы) для бизнес-инкубаторов могут быть разработаны и реализованы после проведения мини-обследования и уточнения целей управления с  применением процессного подхода.

Пример кейса

Управление отбором идей и предложений для стартапов

На первом этапе в компанию — бизнес-инкубатор по различным каналам приходят обращения-заявки на получение инвестиций, ресурсов для проведения разработок, консультаций по возможным бизнес-идеям.

 

Далее, по каждому обращению-заявке происходит сбор информации, уточнение специфики, возможно, заполнение анкеты, подписание соглашения о конфиденциальности.

Затем на основании собранных данных происходит обсуждение, коллегиальная оценка, уточнение  бизнес-идеи с целью принятия решения о перспективности предоставления ресурсов по данной заявке.

Процесс завершается либо отказом, либо  положительным решением о начале сотрудничества и переходе на следующий этап.

Каким образом мы можем повысить эффективность данного процесса?

Как настраивается и работает предлагаемое решение?

Подготовка к работе — Моделирование бизнес-процесса

  1. Моделируем бизнес-процесс в ELMA-BPM  в соответствии с существующей в компании процедурой, рисуем графическую модель. Определяем действия сотрудников — с какими данными они работают, какие данные предоставляют по завершению задачи и какие действия выполняют.

Модель процесса готова к запуску на исполнение. Это означает, что в соответствии с данной графической моделью, начиная со стартового события по цепочке переходов до конечного события, система автоматически будет формировать задачи, которые должны выполнять сотрудники в WEB формах, рассылать напоминания, информировать о ходе исполнения процесса.

Исполнение бизнес-процесса

  1. Запуск процесса может происходить автоматически при поступлении заявки на сайт или вручную. При этом заполняется регистрационная форма (см.пример ).

  1. В зависимости от типа заявки она поступает на обработку различным специалистам в виде автоматической задачи в системе. Специалист регистрирует заявку, внося информацию в поля формы,  и передает ее на дальнейший анализ, оценку и регистрацию, продвигая по процессу (нажатие кнопки Старт для передачи на следующий шаг — см рис.)

  2. Заявка поступает на дальнейшее рассмотрение по системе только тем специалистам, которые (в зависимости от ее типа) участвуют в ее рассмотрении.

  3. Если требуется отправить документы для подписания соглашения о конфиденциальности, этот шаг автоматически выполняется.

Результаты применения процесса отбора идей

Все заявки, поступившие в компанию-бизнес-инкубатор,  находятся под контролем с момента обращения, оперативно отправляется ответ заявителю.

Вся переписка, комментарии, документы по будущему стартапу  ведутся в системе и привязаны к задачам. Система автоматически интегрирована с почтой и направляет все уведомления через почтового агента. Система доступна на мобильных устройствах

По каждой заявке рассылаются напоминания о следующих действиях (задачах)

В каждый момент времени видна общая  картина по заявкам — на какой стадии находится каждая из них, какие дальнейшие шаги должны быть выполнены, если необходимо, задача эскалируется и передается на следующий уровень.

Процесс завершается регистрацией отобранной заявки для подготовки бизнес-плана (это пример завершения, можно определить другое событие)

Данный кейс является иллюстрацией  — как работает BPMS система  (в нашем примере это ELMA-BPM) и каким образом можно ее применять для связи систем, сотрудников, информации в различных областях деятельности бизнес-инкубаторов.

 Кейсы Управление стартапами

Для автоматизированного управления стартапами в целом выполняются аналогичные этапы  — подготовительный (моделирование процессов)  и исполнение процессов

Каким образом мы можем повысить эффективность  процессов?

Как настраивается и работает предлагаемое решение?

Подготовка к работе — Моделирование бизнес-процессов

После принятия положительного решения по конкретному стартапу происходит подготовка к началу работ по новому стартапу.

  1. Выполняется организационная подготовка по стартапу.

  2. Планируются ресурсы (место проведения работ, финансовые и  технические ресурсы, команда участников и сотрудников)

  3. Оформляется пакет документов для заявки на инвестиции

  4. Формируется проектная команда с учетом профессиональной специализации сотрудников и специфики запроса

  5. Формируется план-график и бюджет

Все описанные действия моделируются в виде настроек или процессов в системе

Для этого в системе существуют готовые объекты и инструменты

Например, в ELMA-BPM уже есть следующие объекты:

Календарный план и задачи проекта — отслеживание выполнения календарного плана

Бюджет  проекта  и контроль его исполнения

Управление рисками проекта

Коммуникации в проекте

Проектный конвейер —  уникальная концепция «конвейер стартапов» позволяет обеспечить  выполнение стартапов на потоке с точки зрения  оптимизации типовых процедур за счет использования бизнес-процессов и уникальных технологических функций компании

Как используются бизнес-процессы в Проектном конвейере? При смене стадий жизненного цикла проекта будут автоматически запускаться разработанные процессы.

Эти процессы могут не только автоматизировать процедуры смены стадий (подготовка  документации для формирования пакета запроса на получение инвестиций), но и осуществлять проверку выполнения требований, необходимых для смены стадии (например, нельзя запустить стартап в работу, пока не согласовано техническое задание, не пройдены экспертизы, не подготовлена команда и т д).

Особенно это удобно для автоматизации процессов согласования, проверки наличия документации и условий, необходимых для перехода на новую стадию, автоматизации процедур инициации и подготовки к получению инвестиций.

 Исполнение процессов

Аналогично описанию выше, все шаги процессов управления стартапом выполняются и контролируются автоматически системой именно так, как это разработано по стандартам компании (бизнес-инкубатора)  — задачи автоматически рассылаются,  контролируются сроки их выполнения,  отправляются напоминания, сохраняются все документы, обсуждение и переписка, и т .д.

Результаты применения процессов управления стартапом

Весь цикл управления стартапом становится управляемым и технологичным

Существенно повышается эффективность за счет интеграции систем, единых сквозных процессов и данных

С первых дней стартапа вся информация находится в единой информационной среде

Обращайтесь к нам - Мы вместе выберем пилотные бизнес-процессы, для которых будет получен наибольший эффект для бизнеса с ELMA Проекты

ПОЛУЧИТЕ ИНФОРМАЦИЮ О РЕШЕНИЯХ

+7 495 649 63 08