Как помочь компании в выборе ИТ решения?

Как помочь компании в выборе ИТ решения?

Сложность выбора ИТ решения для управления предприятием состоит в невозможности в начале проекта  описать все требования к будущей системе.  Стоимость таких проектов всегда высока, а критерии для  оценки и сравнения систем определить сложно.

Мы уже много лет занимаемся проектами внедрения управленческих информационных систем. У нас есть опыт внедрения SAP, Oracle EBS, Baan, 1C ERP. Нам приходилось работать как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, и мы хорошо понимаем весь процесс и его особенности и подводные камни.

С чего нужно начинать  выбор?

Казалось, бы всем известно, что начинать нужно с определения ваших целей. Но на практике  это делается очень редко. Вероятно  не все понимают, как преобразовать цели в критерии выбора. И это, действительно,  является непростой задачей.  

Определим несколько подходов

Если вы выбираете информационную систему, значит вы стремитесь к изменениям. Ответьте себе на вопросы — зачем вам нужна система? Что вы хотите изменить и что вас не устраивает сейчас?  За счет чего вы хотите это изменить?

Например, внедряя CRM,  вы ставите цель —  обеспечить рост  продаж

Подумайте, за счет чего это можно достичь и каким образом вам может помочь информационная система в таких вопросах, например, как:

  • сокращение сроков подготовки договоров
  • уменьшение цикла и обработки заказов клиентов
  • рост конверсии заявок в сделки

Для этого сначала  выберите список процессов, которые отвечают за достижение намеченных целей.  При этом вам нужно определить для каждого процесса:

  • ответственного за получение результата
  • владельца  процесса (это тот, кто имеет право на изменение процесса )
  • эксперта (экспертов) процесса (это те, кто знает про процесс почти все)

Как правило, владельцем процессов является генеральный директор.  Это спонсор проекта, он должен понимать все ключевые процессы компании.

Кроме того, нужно подготовить основные сценарии процесса — на примере конкретных данных описать последовательность выполнения операций и ответственных за них.  Также обычно в организациях есть положения, инструкции, процедуры — часто они не актуальны (актуальные процедуры вероятно есть только в Японии). Несмотря на это, их необходимо собрать, они потребуются для проекта.

И вот на примере таких сценариев вы и должны понять, что вы хотите изменить и чего хотите добиться. Таких сценариев не должно быть слишком много.  Это ограничение  основано на положениях теории ограничений (Theory of Constraints) Элияху Голдратта. Ведь как правило, устранение нескольких ключевых проблем обеспечивает 80% результата.

И наконец, определите ваши критерии выбора

И мы всегда спрашиваем — каковы они? Это позволяет нам понять, какова ваша зрелость и почему, например,  вы считаете, что критерием является, низкая цена или удобство интерфейса?

И если вы обсуждаете удобство и понятность интерфейса для пользователей как важный критерий выбора, то мы объясняем, что  у ваших пользователей всегда совершенно другие критерии и требования, зачастую, не совпадающие с требованиями компаниями.

Ведь если руководство интересует повышение общей эффективности процессов компании, то это не всегда облегчает привычную работу пользователя. Значит, не следует определять такой критерий, как приоритетный.

Повторю, что при выборе важно определить сценарии, которые являются для вас ключевыми в получении результата. Они будут основой будущего внедрения, по сути, возможность их исполнения, это и есть критерии. Но при этом нужно понимать, что посмотреть эти в сценарии в системе на этапе выбора невозможно. В системе их пока нет. Они должны там появиться в результате выполнения проекта, когда определяются ваши требования к системе и процессам, затем они начинают реализовываться, причем каждый раз требования сверяются с приоритетами и целями и рамками проекта.

А попытка что-то сделать в демо-системе самостоятельно часто приводит к разочарованию — “все сложно, у нас не получилось, система нам не подходит”. Но ваши процессы рождаются в системе в проекте внедрения.  И кроме того, обычно во время проекта  вы увидите, что ваши существующие процессы не оптимальны, они появились в результате предыдущей практики и применяемых ИТ-систем. Поэтому процессы, безусловно, изменяться, а попытка их повторить как раз и не приведет к ожидаемым изменениям.

Как же выстроить оптимальный путь выбора и внедрения?

Надо осознать, что вы выбираете не систему, а решение ваших проблем с ее помощью, вы выбираете новые методы управления. И поможет вам в этом конкретная команда (интегратор), вместе с которым вы будете строить обновленное будущее для вашей компании.

Если у вас есть требования и осознание, как выбранная система их может решить, если вы нашли взаимопонимание с командой внедренцев, то смело начинайте проект.

Татьяна Бронникова
bronnikova@ntbp.ru