Управление по показателям на основе ELMA BPM
Управление на основе показателей деятельности — это ключевой инструмент повышения эффективности Вашей организации.
Успех компании в значительной степени определяется эффективным управлением такими процессами как:
- управление по показателям деятельности
- управление взаимоотношением с клиентами
- мотивация персонала
Сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard, BSC) одна из наиболее популярных управленческих концепций предназначенных для управления эффективностью организации. К сожалению, несмотря на высокую эффективность, она пока не находит широкого применения в России. На наш взгляд, одной из причин является отсутствие удобных средств автоматизации. Довольно часто информационные технологии являются драйверами внедрения управленческих методов. Пока основным инструментом автоматизации BSC является MS-Excel. Однако Excel — это средство для индивидуальной работы. При работе в масштабе предприятия решения, выполненные на нем, страдают многими недостатками:
- большие файлы долго открываются и медленно пересчитывают данные
- невозможно распараллелить работу, раздав ее нескольким сотрудникам, так как объединять значения из разных файлов в один очень трудоемко
- по мере накопления данных скорость вычислений продолжает падать
- отсутствие средств контроля доступа и защиты данных от модификации
Поэтому мы предлагаем обратить внимание на возможности платформы ELMA BPM для реализации BSC или иной системы управления по показателям.
ELMA BPM
ELMA BPM — это программная платформа, реализующая концепцию автоматизированного управления бизнес-процессами. Она относится к классу BPMS систем.
В чем суть BPMS систем? Графическая модель процесса, созданная в BPMS системе, довольно просто преобразуется в автоматизированный бизнес-процесс. Это происходит с минимальным количеством программирования. Преимущество BPMS — в возможности быстрой автоматизации. Собственно это то, что соответствует современным требованиям гибкости систем управления.
На платформе ELMA BPM реализовано несколько прикладных решений конкретных бизнес задач. В случае создания BSC стоит обратить внимание на решение ELMA KPI. Оно содержит следующие основные компоненты для автоматизации методики BSC.
Управление по целям
Компонент «Цели» позволяет сформировать систему целей компании. Он содержит описания целей и карты целей. Построение системы целей является важным элементом BSC. Известный лозунг – «цели должны быть измеримыми» совсем не означает, что цели равнозначны показателям. Например, на стратегическом уровне ставится цель – «Повысить удовлетворенность клиентов», но она зависит от многих показателей.
Рисунок 1 Описание целей
Описание цели (рисунок 1) содержит: текст, информацию об ответственном, цели более нижнего уровня, показатели, измеряющие достижение цели. Цели могут быть связаны в иерархическую структуру.
Рисунок 2 Показатели измеряют достижение цели
Если перед сотрудниками поставить цели и определить показатели, то многие из них скажут «Я же ни на что не влияю». Поэтому для реализации стратегических целей необходимо еще определить, как достигать намеченных целей. Для достижения целей в организации необходимо проводить изменения. Сотрудники могут говорить – «мы изменяем оргструктуру, устанавливаем новое оборудование, автоматизируем рабочие места». Но целью всех этих мероприятий является совершенствование процессов. Именно процессы обеспечивают создание ценности для клиента.
Деятельность организации представляет собой сеть взаимосвязанных процессов. Основная сложность изменения процессов состоит в том, что они сами и взаимосвязи между процессами пересекают границы функциональных подразделений. Непродуманные с точки зрения процессов изменения могут в лучшем случае привести к локальной оптимизации, а в худшем — к хаосу.
В чем заключается эффект локальной оптимизации? Сотрудники хорошо знают только задачи своих подразделений. Полномочия руководителей так же ограничены границами подразделений. Поэтому часто получается эффект локальной оптимизации, который выражается в том, что высокая эффективность процессов для отдельных подразделений не является оптимальной для компании в целом. На границах подразделений возникают проблемы. Поэтому локальная оптимизация неизбежно приводит к потере эффективности.
Для достижения высокой эффективности необходимо применять инструменты BPM. Для этого в организации определяются сквозные бизнес-процессы и назначаются «владельцы» процессов. Так же устанавливаются правила разрешения конфликтов и внесения изменений. Затем проводится анализ бизнес-процессов и определяется, на достижение каких целей влияет каждый бизнес-процесс.
Затем определяются ограничения процесса — что не позволяет достигать наилучшего результата. При этом определяются ключевые причины.
Затем разрабатываются мероприятия по устранению данных причин.
Далее процесс запускается в работу в измененном формате. При этом в нем уже устанавливаются контрольные точки, в которых измеряются показатели, позволяющие принимать решения заблаговременно на основании тенденций.
Мотивация персонала является одним из самых острых вопросов, стоящих перед предприятием. Если этот процесс не увязывается с достижением результатов, то оплата труда растет быстрее, чем производительность.
Одной из самых эффективных является система мотивации, основанная на показателях эффективности. Почему?
Во-первых, важнейшим элементом влияния является доведение до сотрудников целей организации. Применение BPM позволяет конкретизировать цели до функций каждого сотрудника. Это позволяет создать у каждого сотрудника понимание того, как он лично влияет на результаты компании.
Кроме того, у сотрудника должна быть мотивация к достижению поставленных целей.
Эта мотивация включает систему оплаты труда, основанную на показателях.
При разработке такой системы мотивации для каждого сотрудника создается матрица эффективности. Они включают несколько групп показателей. Как правило, это три уровня — личные показатели, показатели его подразделения и показатели организации.
Каждому показателю присваивается вес, определяющий его влияние на оценку деятельности сотрудника.
В карту оценки деятельности так же могут включаться персональные задания, не связанные с выполнением бизнес-процессов. Это могут быть, например, мероприятия, входящие в BSC. Кроме того, в карту оценки деятельности могут включаться оценки руководителей или других работников, которые оценивают результаты сотрудника.
Безусловно, мотивация должна быть не только материальной, но оплата труда является базовым мотивирующим фактором. Принцип «за что платим то и получаем» может не сработать в случае индивидуума, но в масштабах организации он непременно работает.
Поэтому заработная плата делится на 2 части – фиксированную и переменную. Переменная часть выплачивается на основании полученных результатов карты оценки деятельности.
Такая система дает значительный эффект, так как система мотивации становится понятной для сотрудников и прозрачной для всех уровней организации.
Главные параметры для поощрений и не поощрений — это показатели деятельности сотрудника, отдела, отделения и всей компании. Удобно и просто использовать для измерения этих показателей графики статистик, которые отражают количественную величину того, что работник выполнил. Если статистики растут, то сотрудник может ожидать вознаграждения, если падают, то наказания. Поощрять или не поощрять сотрудника за его показатели можно в денежной (премии, бонусы и т.д) и в не денежной (билеты в кино, поход в ресторан, подарки и т.д.) форме.
Система сбора и оценки показателей должна работать очень быстро, так как она связана с расчетом заработной платы. Данные для расчета должны быть достоверными и точными. Такую систему повышения эффективности невозможно создать без автоматизации. Но в редкой организации функции управления по целям автоматизированы на таком уровне. Как правило, для сбора показателей и расчета мотивации используются электронные таблицы Excel.
В чем недостатки применения Excel ?
- он не позволяет организовать совместную работу многих сотрудников,
- отсутствует управление доступом к данным;
- нет процессов согласования данных и документов;
- низкая производительность при больших объемах данных
Мы предлагаем автоматизированное решение, объединяющее на одной технической платформе ELMA BPM все основные компоненты
- Систему показателей деятельности
- Управление бизнес процессами
- Оценку персонала на основе показателей
Как правило, на предприятии имеется одна или несколько систем класса ERP. Они могут служить источниками данных для большого числа показателей. Для этого платформа ELMA BPM обладает гибкими возможностями сбора показателей из других информационных систем. Это позволяет автоматизировать значительную часть работы по сбору показателей.
Далеко не все необходимые показатели измеряются в существующих информационных системах. Для таких оценок и показателей так же имеются решения. Для их сбора в ELMA BPM создаются автоматизированные модели бизнес-процессов, которые обеспечивают автоматический сбор необходимых показателей.
Кроме этого, ELMA BPM позволяет автоматизировать сбор оценок, проставляемых сотрудникам, и согласование карт оценки деятельности сотрудников.