СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
BPM увязывает цели, показатели, процессы, сотрудников.
Рассмотрим пример реализации по управлению эффективностью на базе ELMA BPM. В основе решения лежат три современных концепции:
- Сбалансированная система показателей (BSC)
- Управление бизнес процессами (BPM)
- Мотивация персонала на основе показателей
Эти три элемента Цели, Бизнес-процессы, Мотивация образуют устойчивый треугольник, связующим звеном в котором являются показатели эффективности.
Такую систему невозможно создать без автоматизированной системы.
BSC – определяет цели, которые планирует достигнуть организация. Все цели должны быть измеримыми и здесь появляются показатели. Цели становятся общедоступными и декомпозирутся на уровень бизнес процессов подразделений и конкретных сотрудников. Здесь работает BPM, которая увязывает цели, показатели, процессы, сотрудников.
Почему такая система необходима?
ERP системы содержат универсальную бизнес-модель и не учитывают специфику вашей организации. Для того, чтобы компания опережала конкурентов постоянно наращивать компетенции и тут невозможно обойтись без решений, нацеленных на повышение эффективности. Создания решений обеспечивающих ваши преимущества.
Наша система решает именно эту задачу.
Даже если стратегия организации не формализована в документах, она все равно существует в каждой организации. Эта стратегия основана на интуиции ее основателей компании и передача ее происходит в личном контакте. Однако с ростом организации становится все сложнее и сложнее доводить стратегию до сотрудников. Это не позволяет направлять усилия всех сотрудников в направлении, определенном руководством компании и управляемость снижается.
Наилучшим методом доведения стратегии до сотрудников и партнеров признана сбалансированная система показателей BSC (Balanced Scorecard). Практика создания BSC описана в источнике] 1[. Мы понимаем под BSC систему, состоящую из стратегических карт, целей, показателей и мероприятий.
Стратегические карты описывают элементы стратегии. Они содержат описание целей, которые планирует достигнуть организация. Цели объединяются связями. Так как все цели являются взаимосвязанными, необходимо выделить наиболее существенные, имеющие ключевое значение для их достижения. Каждая цель, как правило, измеряется одним или несколькими показателями. Показатели определяются на всех уровнях организации. Они позволяют сделать описания целей еще более понятными. Если результаты работы измеримы и контролируются системой целей, то это обеспечивает движение организации к намеченным целям.
Кроме этого, в BSC присутствует система мероприятий, обеспечивающих достижение целей. Она включает набор программ, проектов, активностей, которые способствуют достижению целей. По существу, это программа организационных изменений, так как невозможно достигнуть новых целей, ничего не меняя. Кроме того, BSC является средством, которое позволяет посмотреть на проекты, выполняемые в организации, через призму стратегии. И этот подход вносит понимание значения, вносимого каждым проектом.
Если перед сотрудниками поставить цели и определить показатели, то многие из них скажут «Я же ни на что не влияю». Поэтому для реализации стратегических целей необходимо еще определить, как достигать намеченных целей. Для достижения целей в организации необходимо проводить изменения. Сотрудники могут говорить – «мы изменяем оргструктуру, устанавливаем новое оборудование, автоматизируем рабочие места». Но целью всех этих мероприятий является совершенствование процессов. Именно процессы обеспечивают создание ценности для клиента.
Деятельность организации представляет собой сеть взаимосвязанных процессов. Основная сложность изменения процессов состоит в том, что они сами и взаимосвязи между процессами пересекают границы функциональных подразделений. Непродуманные с точки зрения процессов изменения могут в лучшем случае привести к локальной оптимизации, а в худшем — к хаосу.
В чем заключается эффект локальной оптимизации? Сотрудники хорошо знают только задачи своих подразделений. Полномочия руководителей так же ограничены границами подразделений. Поэтому часто получается эффект локальной оптимизации, который выражается в том, что высокая эффективность процессов для отдельных подразделений не является оптимальной для компании в целом. На границах подразделений возникают проблемы. Поэтому локальная оптимизация неизбежно приводит к потере эффективности.
Для достижения высокой эффективности необходимо применять инструменты BPM. Для этого в организации определяются сквозные бизнес-процессы и назначаются «владельцы» процессов. Так же устанавливаются правила разрешения конфликтов и внесения изменений. Затем проводится анализ бизнес-процессов и определяется, на достижение каких целей влияет каждый бизнес-процесс.
Затем определяются ограничения процесса — что не позволяет достигать наилучшего результата. При этом определяются ключевые причины.
Затем разрабатываются мероприятия по устранению данных причин.
Далее процесс запускается в работу в измененном формате. При этом в нем уже устанавливаются контрольные точки, в которых измеряются показатели, позволяющие принимать решения заблаговременно на основании тенденций.
Мотивация персонала является одним из самых острых вопросов, стоящих перед предприятием. Если этот процесс не увязывается с достижением результатов, то оплата труда растет быстрее, чем производительность.
Одной из самых эффективных является система мотивации, основанная на показателях эффективности. Почему?
Во-первых, важнейшим элементом влияния является доведение до сотрудников целей организации. Применение BPM позволяет конкретизировать цели до функций каждого сотрудника. Это позволяет создать у каждого сотрудника понимание того, как он лично влияет на результаты компании.
Кроме того, у сотрудника должна быть мотивация к достижению поставленных целей.
Эта мотивация включает систему оплаты труда, основанную на показателях.
При разработке такой системы мотивации для каждого сотрудника создается матрица эффективности. Они включают несколько групп показателей. Как правило, это три уровня — личные показатели, показатели его подразделения и показатели организации.
Каждому показателю присваивается вес, определяющий его влияние на оценку деятельности сотрудника.
В карту оценки деятельности так же могут включаться персональные задания, не связанные с выполнением бизнес-процессов. Это могут быть, например, мероприятия, входящие в BSC. Кроме того, в карту оценки деятельности могут включаться оценки руководителей или других работников, которые оценивают результаты сотрудника.
Безусловно, мотивация должна быть не только материальной, но оплата труда является базовым мотивирующим фактором. Принцип «за что платим то и получаем» может не сработать в случае индивидуума, но в масштабах организации он непременно работает.
Поэтому заработная плата делится на 2 части – фиксированную и переменную. Переменная часть выплачивается на основании полученных результатов карты оценки деятельности.
Такая система дает значительный эффект, так как система мотивации становится понятной для сотрудников и прозрачной для всех уровней организации.
Главные параметры для поощрений и не поощрений — это показатели деятельности сотрудника, отдела, отделения и всей компании. Удобно и просто использовать для измерения этих показателей графики статистик, которые отражают количественную величину того, что работник выполнил. Если статистики растут, то сотрудник может ожидать вознаграждения, если падают, то наказания. Поощрять или не поощрять сотрудника за его показатели можно в денежной (премии, бонусы и т.д) и в не денежной (билеты в кино, поход в ресторан, подарки и т.д.) форме.
Система сбора и оценки показателей должна работать очень быстро, так как она связана с расчетом заработной платы. Данные для расчета должны быть достоверными и точными. Такую систему повышения эффективности невозможно создать без автоматизации. Но в редкой организации функции управления по целям автоматизированы на таком уровне. Как правило, для сбора показателей и расчета мотивации используются электронные таблицы Excel.
В чем недостатки применения Excel ?
- он не позволяет организовать совместную работу многих сотрудников,
- отсутствует управление доступом к данным;
- нет процессов согласования данных и документов;
- низкая производительность при больших объемах данных
Мы предлагаем автоматизированное решение, объединяющее на одной технической платформе ELMA BPM все основные компоненты
- Систему показателей деятельности
- Управление бизнес процессами
- Оценку персонала на основе показателей
Как правило, на предприятии имеется одна или несколько систем класса ERP. Они могут служить источниками данных для большого числа показателей. Для этого платформа ELMA BPM обладает гибкими возможностями сбора показателей из других информационных систем. Это позволяет автоматизировать значительную часть работы по сбору показателей.
Далеко не все необходимые показатели измеряются в существующих информационных системах. Для таких оценок и показателей так же имеются решения. Для их сбора в ELMA BPM создаются автоматизированные модели бизнес-процессов, которые обеспечивают автоматический сбор необходимых показателей.
Кроме этого, ELMA BPM позволяет автоматизировать сбор оценок, проставляемых сотрудникам, и согласование карт оценки деятельности сотрудников.