Если ваша организация занимается проектной деятельностью — разработками и изготовлением под заказ или выполняет работы под заказ, то  вы непременно сталкиваетесь с проблемами в управлении проектами.  Как часто проекты завершаются с отклонениями сроков, бюджета и качества?  Почти всегда, потому что проект планируется, исходя их оптимальных условий, а на практике они таковыми не оказываются.  Поэтому управление проектами становится непрерывной борьбой с проблемами. На совещаниях по ходу проекта можно слышать следующие объяснения происходящего:  

• Условия заключенного договора таковы, что проект невозможно выполнить в запланированные сроки и в рамках бюджета, так как продавцы не согласовали ТКП с экономистами и конструкторами и другими службами.
• Продавцы утверждают, что  техническая поддержка продаж не успевает готовить информацию для ТКП,  и приходится отправлять заказчику недоработанные решения.
• Проектирование и разработка выполнялись по устаревшим требованиям заказчика, так как изменения забыли передать проектировщикам.
• Снабжение своевременно не закупило  основное оборудование или закупило его по устаревшей спецификации, так как не получило информацию вовремя.
• Проектировщики/конструкторы сорвали срок разработки, так как завершали другой срочный проект.
• Руководители проектов тратят много  времени на планы и отчеты в MS-Project, которыми кроме них никто не пользуется но не владеют реальной информацией о ходе проекта.

Список можно продолжить. Все показывают друг на друга, и круг замыкается. Как найти выход?

Как происходит работа с проблемами?

Проверить степень эффективности организации проектного управления можно, используя очень простой критерий, используемый в компании Tetra Pak, приведенный в книге Майкла Хаммера «Быстрее, лучше, дешевле». Суть его заключается в том, что анализ каждой проблемы должен быть доведен до получения ответа на вопрос  — является ли проблема ошибкой  сотрудника или построением процесса? Если вы можете ответить на этот вопрос по большинству проблем, это означает, что процессы в вашей организации хорошо отлажены. Если нет, то начать никогда не поздно.

Может ли помочь  качественному управлению автоматизация?

Несомненно.

Почему компании, несмотря на все сложности, внедряют ERP системы.

• Во-первых, это приводит к упорядочиванию бизнес-процессов.
• Во-вторых, системы позволяют руководителям видеть реальную картину состояния бизнес-процессов.
• В-третьих, автоматизированная система ускоряет выполнение бизнес-процессов

Но обычные ERP-системы, в том числе наиболее распространенная в России 1С:ERP, не автоматизируют проектный тип производства. В больших ERP-системах есть специализированные решения, поддерживающие проектный тип производства. Среди них можно выделить SAP, Oracle, ERP LN (ранее BAAN Aerospace & Defense).  Со всеми этими системами приходилось работать в проектах. Внедрение таких систем является чрезвычайно сложным, дорогим  и под силу только большим организациям. Поэтому их применение нельзя рекомендовать для широкого рынка.

Обычно для автоматизации управления проектами применяют системы календарного планирования. Здесь несомненным лидером является  MS-Project. Однако этот продукт разрабатывался, как персональная программа, и попытки ее вывода на корпоративный (многопользовательский уровень) сталкиваются со сложностями.  Кроме того, MS-project  плохо интегрируется с ERP из-за идеологической несовместимости. Но главное, он не решает проблем проектного управления из за недостаточной функциональности. В программе довольно хорошо реализованы управление план-графиками, управление человеческими ресурсами, можно еще работать с бюджетами. Но вследствие недостатка гибкости бюджет значительно проще делать в Excel. А там, где начинается Excel, заканчивается достоверность информации.

Так что нужно признать, что готового решения для предприятий, занимающихся проектной деятельностью, не существует.

Давайте определим, какие функции должна поддерживать система управления проектами?

Для упрощения задачи считаем, что управление закупками, запасами, продажи и финансами мы оставляем в стандартной ERP системе. Какие еще элементы управления проектами требуется в первую очередь автоматизировать для предприятия, занимающегося проектным бизнесом?

Во-первых это то, что не вызывает вопросов и есть в любой типовой программе управления проектами

• календарные планы
• бюджеты
• планирование человеческих ресурсов
• учет трудозатрат

Теперь то, что еще необходимо:

• управление взаимоотношениями с заказчиками,
• управление документами,
• управление задачами
• управление бизнес-процессами (workflow),
• управление платежами
• управление по показателям+мотивация

Почему эти функции необходимы для управления проектами?

Начнем с CRM. Процесс продаж в проектном бизнесе является началом проектирования решения, формирования команды проекта. В этом заключается его важность для проектного бизнеса. Ведь ошибки, заложенные в процессе продаж, исправить очень сложно. Именно фаза продаж обеспечивает успешный старт проекта.  Поэтому важным моментом является интеграции CRМ в систему проектного управления.

Управление документами — любой проект содержит обширные потоки различных документов, которые нужно своевременно обрабатывать, хранить. Наиболее существенными являются документы управления требованиями, документы контракты, техническая документация проекта.

Кроме того существуют документы (и процедуры) управления проектом.

Управление задачами — кроме задач включенных в график требуется решать большое число задач, вне графика. К наиболее важным следует отнести управление отклонениями проекта (вопросы, проблемы, риски, изменения).

Система WorkFlow должна обеспечивать автоматизацию движения работ и документов.  Она позволяет организовать как бизнес-процессы внутри проекта, так и интегрировать их с бизнес-процессами организации.

Среди процессов, которые требуют интеграции в первую очередь  — управление денежными средствами проекта.

Необходимо обеспечить связь как на уровне бюджета, так и на уровне документов исполнения — актов, платежей. MS-Project довольно хорошо справляется с планированием, но при этом отслеживание достаточно большого и сложного плана уже становится проблемой.  Идеология MS-Project  разрабатывалась  в 90-е,  и возможность гибкой интеграции с ERP системами в них не предусмотрена. Для системы управления такая интеграция крайне необходима. 

KPI и мотивация. Это подсистема должна обеспечить

• связь показателей проектов с показателями компании в целом
• связь показателей подразделений с выполняемыми проектами
• связь показателей сотрудников с результатами компании.
• Возможность построения на базе этой системы единой сбалансированной системы показателей для всех уровней организации

Единая среда коммуникаций. В современном бизнесе показали высокую эффективность социальные сети. Сотрудники проектов, пытаясь восполнить недостаток функционала в ИС, переходят в различные социальные сети. Но это приводит к потере информации проекта. Поэтому создание единой коммуникационной среды с возможностью обсуждения, документов, задач и т.п. позволяет закрыть эту брешь и повысить эффективность взаимодействия сотрудников.

Мы перечислили некоторые проблемы и задачи в области проектной деятельности

Наше предложение состоит в создании информационной среды для управления проектами на основе  системы  управления бизнес-процессами — Business Process Management System (класс BPMS — систем) ELMA-BPM.

Как это сделать — расскажем в следующих публикациях.