Документооборот и (или) процессный подход?

Документооборот и (или) процессный подход?

Анализируя  запросы при переходе на наш сайт, можно констатировать, что гораздо чаще ищут ключевые слова, связанные с «документооборотом», чем с «процессным подходом». Обозначаю эти формулировки очень обобщенно, хотя и в том, и в другом случае, вариантов множество. Смотрю на количество запросов по этим направлениям в поисковиках – картина та же, разница – в десятки раз в пользу документооборота. И это соответствует текущей ситуации – большинство компаний озабочены поиском решений для автоматизации документооборота. При этом не все понимают, что очень часто документооборот не может существовать без управления бизнес-процессами.

Сравним два подхода

Документооборот автоматизирует жизненный цикл документа – это создание, изменение,  архивации.

Основным объектом автоматизации является документ. Каждый новый этап его обработки рождает новую версию

При процессном подходе объектом автоматизации являются НЕ документы, а процессы, на определенных шагах которых появляются и обрабатываются конкретные документы.

Автоматизируется движение информации.

Как же сделать выбор? Что можно рекомендовать?

Изучите вашу специфику и  требования. Если вам нужны действия по согласованию, утверждению, совместной работе с документами, то тогда это не может быть реализовано без процессного подхода. Потому что в процессах участвуют сотрудники, у которых есть определенные роли и задачи.

В этом случае вы должны понять, что вам нужны решения, сочетающие документооборот и управление бизнес-процессами.

Отмечу, что изменения в понимании этих особенностей постепенно происходят. Например, недавно общались с клиентом, который самостоятельно изучив задачи и требования к документообороту в своей компании, задумался над процессами и обратился за консультацией по выбору решения.

Поэтому давайте обсуждать, сравнивать, выбирать

Татьяна Бронникова
bronnikova@ntbp.ru